Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ, thường sẽ đi kèm và so sánh với Commercial Invoice (hóa đơn thương mại).
Thông thường, nếu làm về xuất nhập khẩu bạn hay gặp hóa đơn thương mại, chứng từ bắt buộc trong mua bán quốc tế. Tuy nhiên trước khi thực hiện Commercial Invoice, thường thì bạn cần có Proforma Invoice để xác nhận trước thông tin.
Thông tin chi tiết về Proforma Invoice bạn có thể tìm hiểu chi tiết bài viết dưới đây:
1. Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice thường được viết tắt là PI, dịch ra tiếng Việt là hoá đơn chiếu lệ. Về bản chất, bạn có thể hiểu đây chính là bản nháp ban đầu của hoá đơn thương mại chính thức của lô hàng. Nhìn vào hoá đơn chiếu lệ, người ta sẽ nắm được những thông tin cơ bản của hàng hoá, ví dụ như số lượng, mẫu mã, tổng số tiền, đơn giá từng sản phẩm,…
Vì là bản nháp nên mặc dù Proforma có hình thức tương tự hoá đơn nhưng nó không được dùng để thanh toán hay đòi tiền. Bên xuất khẩu (người bán) thường dùng PI để thể hiện sự cam kết với bên nhập khẩu (người mua) về những thông tin liên quan đến lô hàng, trong đó có cả giá cả.
Sau khi người mua nhận được hoá đơn chiếu lệ, 2 bên sẽ tiếp tục trao đổi và đưa ra sự thống nhất trong các điều khoản thoả thuận. Chính vì thế, hoá đơn chiếu lệ có thể được xem xét và sửa đổi nhiều lần để thoả mãn điều kiện giữa các bên.
2. Thời điểm phát hành Proforma invoice
Khi mua bán một lô hàng, bên bán không nhất thiết phải phát hành Proforma invoice. Vì thế cũng không hề có một quy định nào nói đến thời điểm phát hành loại hoá đơn này. Tuy nhiên, để giao dịch trở nên rõ ràng về các điều khoản và sớm đi đến thống nhất, các bên có thể soạn trước một bản PI để tham khảo. Từ đó đưa ra các phương án hợp lí và thuận lợi cho cả 2 bên. Như vậy, hoá đơn chiếu lệ có thể được soạn thảo trong những trường hợp như:
Bên xuất khẩu cần đưa ra một chứng từ có đầy đủ thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu. Tất nhiên, vào thời điểm đó, hàng chưa được giao.
Cần hoá đơn chiếu lệ khi bên nhập khẩu cần có một chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng để hoàn tất thủ tục thông quan hàng hoá. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và vùng lãnh thổ.
Có thể phát hành PI khi chưa hoàn thiện được những thông tin cần thiết hoặc chưa thể phát hành được Commercial Invoice. Khi cả 2 bên đã có đầy đủ thông tin lô hàng, người mua cảm thấy ổn thoả về các điều khoản, hàng đã được đóng vào container hoặc được gửi đi thì bên xuất khẩu có thể phát hành hoá đơn thương mại cho lô hàng đó.
3. Nội dung của Proforma Invoice
Trên Proforma invoice thường thể hiện các nội dung cơ bản như sau:
Thông tin nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu.
Số và ngày PI.
Đề bạt điều kiện thanh toán mà bên bán mong muốn. Ví dụ như đặt cọc bao nhiêu và thanh toán phần còn lại bao nhiêu khi có đủ chứng từ mua bán,… Bên cạnh đó cần có đủ thông tin tài khoản ngân hàng để quá trình thanh toán diễn ra nhanh gọn.
Các thông tin cơ bản liên quan đến lô hàng như đơn giá, tổng giá, số lượng, chủng loại, mẫu mã, cách thức đóng gói,…
Port of Loading: Tên cảng bốc hàng.
Port of Destination: Tên cảng đến dự kiến.
ETA: Ngày dự kiến hàng được giao đến nơi.
4. Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice
Proforma Invoice và commercial Invoice là hai loại hóa đơn được sử dụng nhiều trong mua bán quốc tế. Theo định nghĩa, dễ dàng nhận thấy điểm khác nhau giữa hai loại hóa đơn này:
Về thời điểm phát hành: Hoá đơn chiếu lệ được bên bán phát hành trước khi gửi hàng hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để gửi. Trong khi đó, hoá đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã hoàn tất đóng vào container, sẵn sàng giao cho bên mua.
Về nội dung được ghi trên hoá đơn: Thật ra thì cả hai loại hoá đơn này đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Tuy nhiên, vì là bản hoá đơn chính thức nên Commercial Invoice sẽ có những thông tin chi tiết vè chính xác hơn là hoá đơn chiếu lệ. Những thông tin trên hoá đơn thương mại sẽ không được thay đổi nữa. Tuy nhiên trên hoá đơn chiếu lệ, các thông tin vẫn sẽ được xem xét và sửa đổi cho đến khi cả 2 bên cùng nhất trí thì thôi.
Về tính cam kết giữa các bên: PI chỉ là thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để hai bên hiểu được những thoả thuận chung với nhau. Còn Ci là chứng từ chính thức, xác nhận giao dịch mua bán và tất nhiên cả bên bán và bên mua đều bị ràng buộc trách nhiệm với nhau.
Về hạch toán: Commercial Invoice được sử dụng để hoạc toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn hoá đơn chiếu lệ thì không.
Mong rằng bài viết này của Quang Anh Logistics đã giúp bạn hiểu hơn về Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ).
