Thuật ngữ Po được viết tắt để sử dụng với nhiều nghĩa khác nhau, được hiểu như Đơn đặt hàng, hoặc Payoneer (dùng trong thanh toán) hoặc hợp đồng mua bán,…
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thuật ngữ Po được dùng phổ biến nhất với từ viết tắt của Purchase order, hay đơn đặt hàng là chứng từ phục vụ quá trình mua bán hàng hóa quốc tế.
Bài viết dưới đây, Quang Anh Logistics sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu về Po (Purchase order) là gì? Po được sử dụng như thế nào? Những thông tin cần biết về Po trong bài viết dưới đây.
1.Po (Purchase order) là gì?
Po được viết tắt là Purchase order hay còn được hiểu là đơn đặt hàng là chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu người mua khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế.
Chứng từ này có thể được hiểu là việc người bán xác nhận việc mua bán hàng hóa hay dịch vụ cho người mua, khi có đầy đủ chữ ký của hai bên, nó được xem là hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý hai bên(trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó).
Po (đã ký kết) còn được xem là tài liệu nhằm kiểm tra thông tin được đề cập trên đó theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán.
2.Nội dung trên Po
Mỗi Po thường có đầy đủ thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, đơn gia, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn, cam kết các bên…. Tất nhiên, mỗi đơn đặt hàng sẽ có thông tin được trình bày khác nhau, tùy theo ý chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức.
Các nội dung cơ bản thường gặp trên Po bao gồm:
– Number and date (số và ngày)
– Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
– Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
– Quantity (số lượng)
– Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
– Unit price (đơn giá)
– Total amount (giá trị hợp đồng)
– Payment terms (điều kiện thanh toán)
– Incorterms (điều kiện giao hàng)
– Special instruction (discount, FOC…)
– Signature (chữ ký).
3.Mục đích sử dụng Po
Với đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía, thì Po là bản cam kết để bên bán thực hiện, và bên mua xác nhận mua đúng và đủ số lượng hàng đã đặt trước.
Vậy cùng Quang Anh Logistics tìm hiểu các lý do tại sao các công ty thường sử dụng chứng từ Purchase order trong hoạt động mua bán quốc tế.
Có thể liệt kê những lý do chính sau đây:
Đơn đặt hàng là chứng từ truyển tải về mong muốn của người mua liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đến người bán;
PO giúp người mua quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hoá cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
PO cũng được xem là cơ sở pháp lý trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;
PO (đã ký kết) sẽ bảo về người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp;
PO quy chuẩn hóa quy trình mua hàng một cách hợp giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Vì thế Po (Purchase order) là chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.
