KPI là gì? KPI là chữ viết tắt của Key Performance Indicator (Chỉ số đo lường hiệu suất), và có thể được định nghĩa như là một sự đo lường về việc tiến hành công việc trên thực tế một cách khách quan, hoặc là:
- Hướng tới một mục tiêu được định trước;
- Dựa vào một tiêu chuẩn yêu cầu về hiệu suất.
Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, nhất là các hoạt động chuỗi cung ứng, chúng ta cần phải tập trung liên tục vào việc cải tiến để cạnh tranh trong thị trường. Nhưng làm thế nào bạn có thể biết hiệu suất chuỗi cung ứng của bạn đang được duy trì, trở nên tốt hơn, hoặc tệ hơn?
Vậy KPI là gì ?
Có thể hiểu một cách đơn giản một KPI là một cái gì đó giống như một công cụ trên bảng điều khiển xe. Một công tơ mét chẳng hạn. Nếu bạn đang lái xe và muốn duy trì tốc độ của mình ở mức 50 km/h, bạn sẽ phải sử dụng công tơ mét của mình để duy trì tốc độ đó. Bạn sẽ lái nhanh hơn một chút nếu nếu kim công tơ mét của bạn dưới 50 km/h hoặc bạn lái xe chậm lại nếu vượt quá tốc độ yêu cầu.
Bạn sẽ sử dụng một KPI cùng một cách như công tơ mét của xe. Sự khác biệt duy nhất là rằng trong hầu hết trường hợp, bạn sẽ không thể giảm hiệu suất khi một hoạt động kinh doanh vượt quá tiêu chuẩn yêu cầu. Trong thực tế, nếu chiếc xe của bạn có một máy đo mức tiêu thụ nhiên liệu và bạn sử dụng nó để lái xe một cách tiết kiệm, khi đó bạn đang sử dụng một KPI thực sự.
Tầm quan trọng của KPI ?
Sử dụng KPI để đo lường hiệu suất giúp đảm bảo rằng bạn luôn đánh giá hoạt động kinh doanh của mình dựa trên một tiêu chuẩn cố định. Điều này có nghĩa rằng các biến động ngay lập tức có thể nhìn thấy được và nếu hiệu suất đi theo chiều hướng sai lệch, có thể đưa ra các giải pháp nhanh chóng để giải quyết tình hình.
Khi một KPI cho thấy hiệu suất luôn đạt hoặc vượt quá mức cần thiết, bạn có thể quyết định nâng cao giới hạn và thiết lập một tiêu chuẩn cao hơn. Vì lý do này, các KPI rất cần thiết cho bất kỳ chiến lược phát triển kinh doanh nào.
Ngoài mục tiêu cải thiện hoạt động nội bộ và hiệu suất cạnh tranh. KPIs có thể sẽ đóng một vai trò trong việc thu hút và giữ chân khách hàng. Điều này đặc biệt đúng trong bất kỳ doanh nghiệp nào có khách hàng bị ràng buộc bởi các thỏa thuận hoặc hợp đồng. Các thỏa thuận về mức độ dịch vụ riêng biệt sẽ được theo dõi thông qua các KPI được thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng của mình, với xác suất của các lần vi phạm được áp dụng khi hiệu suất giảm xuống dưới một mức đã đã thỏa thuận từ trước.
Tóm lại, các KPI cung cấp cái nhìn trực quan về hiệu quả kinh doanh, cho phép đánh giá về mặt định lượng và định tính một cách khách quan. Khi phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, các KPI loại bỏ các công việc phỏng đoán và cho phép tập trung vào tiến trình thực hiện các mục tiêu.
Các KPI chuỗi cung ứng
Khi đo lường hiệu quả và chi phí của chuỗi cung ứng của mình, bạn sẽ cần phải thiết lập và giám sát các KPI, cung cấp cái nhìn về các hoạt động chức năng chéo cũng như việc áp dụng chúng cho các thành phần chuỗi cung ứng riêng biệt. Các KPI sẽ trở cần thiết trong các hoạt động sau:
- Order capture (Bắt đơn hàng).
- Inventory management (Quản trị hàng tồn kho).
- Purchasing and supplier management (Quản trị nhà cung ứng và hoạt động thu mua).
- Production/manufacturing (Hoạt động sản xuất).
- Warehousing (Hoạt động kho hàng).
- Transportation (Hoạt động vận tải).
Các KPIs chức năng chéo có khả năng cung cấp những cái nhìn nhanh của các nhân tố hiệu suất cuối theo sau:
- Perfect order (Đơn hàng chính xác: Mức độ chính xác mà các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng).
- Inventory levels (Các mức độ tồn kho) .
- Stock losses and/or damages (Hàng tồn kho mất và/ hoặc hư hỏng).
- Gross profit (Lợi nhuận gộp).
- Cost of goods sold (Giá vốn hàng bán).
- Total logistics cost (Tổng chi phí về logistics).
Các KPI chức năng chéo phải xây dựng theo một cách mà có thể thấy được sự đóng góp của mỗi chức năng đối với hiệu suất tổng thể chuỗi cung ứng.
